3.4 VOLUMENES DE INFORMACION EN LA TOMA DE DECISIONES

3.4 VOLUMENES DE INFORMACION EN LA TOMA DE DECISIONES

En todos los aspectos de la vida nos tenemos que enfrentar todos los días a una toma de decisiones ya sean grandes o pequeños problemas que tengamos que solucionar. La toma de decisiones se da muy significativo dentro de la vida empresarial y por este factor se distinguen a las personas sobresalientes de las que no lo son tanto.

Para que se de una toma de decisiones en los sistemas es necesario tener unos objetivos como son:

Tomar                    decisiones acertadas y basarse en la objetividad de los datos mas que en los deseos y esperanzas para darles una interpretación adecuada.

El sistema de gestión de calidad mejora la información que se obtiene y mejora los origines para su obtención, se pueden hacer estudios y análisis de futuro, mejorando la información a corto plazo.

Uno de los problemas que se presentan en la toma de una decisión es por parte de los analistas de los sistemas ya que los resultados deben ser en hechos reales. Los analistas deberán intentar mejorar los resultados para conseguir las metas y los objetivos marcados en el plan de la organización, todo se da con el intercambio de información ya sea negativa o positivamente debe fluir por la organización

Los analistas son los encargados de señalar los defectos y proponer una pronta solución sin perjudicar la organización.

La información es poder, y su aplicación, uso, significación y administración conveniente y eficaz conduce a un nivel superior: el conocimiento. Hoy en día las empresas que se consideran modernas, funcionan basando sus operaciones en una economía que tiene como columna vertebral al conocimiento. Al que entienden como información valiosa en su funcionamiento y que les permite alcanzar un grado de predicción en sus procesos de desarrollo y operación.

Al mismo tiempo, el conocimiento dentro de las organizaciones surge de la combinación conveniente de dos variables: las capacidades humanas y la tecnología en que se apoyan.

Se sabe que la información es resultado de las diversas colecciones de datos que componen sus sistemas de información y que gravitan como especies de feudos o parcelas, pero no es hasta que estas puedan ser integradas que dan paso al conocimiento, propiciando mayor calidad en la toma de decisiones, que es el objetivo a cumplir de parte de estos sistemas de información.

Para Borrajo los sistemas de información tradicionales presentan características y limitaciones significativas:

La información es la materia prima y fundamental en la toma de decisiones de los analistas en una organización ya que a mayor calidad de información, mejor es la calidad en la toma de decisiones

Se pueden seguir criterios analíticos exactos y si tiene una información perfecta ya que la información, vale tanto como el beneficio, o ausencia de pérdidas que se obtengan en base a esa información.

Todas las decisiones que se tomen tienen unos beneficios claves primordiales mediante los hechos.

El analista debe tener conocimiento de la organización y sobre todo tener clave la opinión del consumidor, estableciendo comunicación para que la información pueda ser recogida, analizada, resumida y estructurada.

Aumentar la habilidad para demostrar la efectividad de decisiones tomados en los antecedentes de los registros basados en los hechos, para tomar decisiones acertadas basándose en el análisis.

                              Los analistas de los sistemas deberán aumentar la calidad de las decisiones, para que puedan identificar a tiempo las desviaciones en los objetivos a los cuales se quiere llegar.

La toma de decisiones mediante los hechos nos conducen a aplicar el principio de aproximación que se basa en los datos e información asegurando de que estos sean precisos y confiables, ya que con unos datos precisos, es posible aplicar unos métodos de evaluación adecuados para tomar decisiones adecuadas.

Todo esto hace que los datos sean accesible para cualquiera que los necesite, ahorrándose así tiempo en resolver los problemas y ahonda en el conocimiento de las necesidades de los procesos de la organización, permitiendo lograr mas fácilmente los objetivos de la organización.

El análisis de los datos y la información utilizando métodos válidos
Ha de emplearse una buena metodología y procedimiento para analizar la información, y toma de decisiones.

Tomar decisiones y realizar acciones basadas en el análisis de los hechos, equilibradas con la experiencia y la intuición
Es primordial a la hora de tomar decisiones analizar los hechos fríamente, apoyándose en experiencias pasadas para realizar predicciones y tomar las decisiones mas acertadas. Las decisiones, han de ser tomadas de modo que los datos y experiencias pasadas, no han de entrar en contradicción con las futuras decisiones.

La toma de decisiones estratégicas se presenta a nivel corporativo, a nivel de unidad de negocio y a nivel funcional. Al termino de esta regresión se encuentran los planes operativos para poner en practicas la estrategia. Esto hace que la administración estratégica sea mas especializada.

Dos características son las representativas:

a)    Atienden antes de los resultados de los procesos empresariales que a la forma de su desempeñó. La información que consumen es la resultante de la medida cuantitativa de los resultados de los procesos, mientras que la información que generan sirven para la estandardización de estas mismas salidas.

b)    Abordan separadamente el estudio de las diferentes actividades y funciones empresariales. En la mayor parte de los casos, este hecho es consecuencia de una disposición de la estructura agrupada en funciones y departamentos. Este diseño estructural encuentra normalmente reflejo inmediato en la disposición fragmentada de los flujos de información.

En cuanto a las limitaciones menciona:

a)    La capacidad y velocidad de respuesta.

b)    La capacidad de aprendizaje organizativo (como resultado de la alimentación pobre y de la divergencia acción organizativa-información).

Todo esto da paso a reflexionar un poco sobre el criterio que se utiliza para invertir en cuanto al recurso tecnológico que se combina con las capacidades humanas dentro de la empresa y que en varias ocasiones puede ocasionar recibir un reducido beneficio, este es utilizar la tecnología para mecanizar convencionales formas de negocio. En este sentido no se hace una revisión de los procesos vigentes y sólo se utiliza la computadora para agilizarlos.

Borrajo sigue afirmando que la integración de las nuevas tecnologías en la empresa demanda simultaneidad en la adopción de innovaciones tecnológicas y organizativas.

Un síntoma adicional de esta desatención hacia el impacto organizativo de las nuevas tecnologías, son las dificultades que muchas empresas han encontrado para hacer aflorar conocimiento de la colección de datos que componen sus sistemas de información. Es decir, para integrar, en consecuencia, su sistema de información con la estrategia corporativa.

Por el contrario, los sistemas de información, afirma, han ido evolucionando en gran cantidad de compañías como una colección de islas desintegradas, a menudo de difícil compatibilidad, que trabajan con un conjunto amplio y heterogéneo de datos. Estos datos proliferan a partir de fuentes variadas y están orientados esencialmente a satisfacer las necesidades de aplicaciones concretas antes que a la toma de decisiones de negocio.

El potencial de la tecnología para el desarrollo y difusión de conocimiento difícilmente puede, pues, aflorar en este panorama dominado por la desintegración y por la descalificación de la información.

Surgen por ello los denominados sistemas de información integrados, es decir, sistemas que con el objetivo de facilitar la integración de los datos organizativos que recojan la información según se va generando, la almacenen conforme a un lenguaje común y la hagan ampliamente disponible.

Para hablar de esto se menciona al Data Warehousing, del que Borrajo afirma es el proceso de extraer y filtrar datos de las operaciones comunes de la empresa, procedentes de los distintos subsistemas operacionales, para transformarlos, integrarlos, sumarizarlos y almacenarlos en un depósito o repositorio, para poder acceder a ellos cada que vez que se necesite. Se puede concebir un Data Warehouse como un almacén-factoría de datos o información, que concentra la información de interés para toda la organización y distribuye dicha información por medio de diversas herramientas de consulta y de creación de informes orientadas a la toma de decisiones.

Con esta tecnología se convierten los datos operacionales de una organización en una herramienta competitiva, que permite a los usuarios finales examinar los datos de modo más estratégico, realizar análisis y detección de tendencias, seguimiento de medidas críticas, producir informes con mayor rapidez, un acceso más fácil, más flexible y más intuitivo a la información que se necesite en cada momento.

Frecuentemente, datos que son difíciles de interpretar, desde varias fuentes, se convierten en información lista para el usuario final, otorgando así una mayor ventaja competitiva a la organización.

El fin del Data Warehouse o Almacén de datos es reunir y consolidar las bases de datos diferentes, que se mantienen en los diferentes departamentos o áreas funcionales de la empresa como subsistemas de información independientes, en una gran base de datos, recogiendo datos muy dispares y, muchas veces infrautilizados, procedentes de fuentes internas repartidas por toda la organización. También recogerá datos o informaciones externas, que rutinariamente se recibe sobre las diferentes entidades u objetos de información, es decir, clientes, proveedores, productos y servicios, canales, estructura organizativa, competencia, mercado, coyuntura económica, etc., en resumen, los derivados de las relaciones de la empresa con su entorno.

El objetivo de los sistemas de información integrados es la toma de decisiones de negocio. La toma de decisiones plantea requisitos informativos diferentes de los que surgen en el nivel operativo.

Las "aplicaciones operacionales", encaminadas a resolver necesidades del día a día del negocio, crean y usan datos volátiles (que cambian frecuentemente) y de "tiempo real" (sólo valores actuales), específicamente orientados a una aplicación o conjunto de ellas. Las personas precisan, sin embargo, de otra clase de datos para la toma de decisiones: datos integrados, no volátiles, multidimensionales, variables con el tiempo, fácilmente accesibles y orientados al negocio en vez de a la aplicación.

La elaboración de esta información a partir de la información operativa es el objetivo de los sistemas integrados que facilitan la toma de decisiones a lo largo de toda la organización.

Por otro lado, Pérez afirma que el que los ejecutivos de las instituciones puedan contar con la información necesaria y conveniente en un tiempo oportuno permitiéndoles tomar decisiones competentes para el curso de la organización se constituye en una gran ventaja que ahora las tecnologías de la información ofrecen para los sistemas de soporte a la decisión (DSS o SSD).

Después de todo los SSD permiten desarrollar análisis de variables complejas que la empresa maneja. A la larga esto propicia ahorro de recursos (tiempo, dinero, esfuerzo, etc.)

Los DSS se vuelven competentes en el manejo de volúmenes de información sacando el mejor aprovechamiento que traducido se convierte en una ventaja competitiva de la empresa.

Para Cano el Business Intelligence se convierte en la ruta critica del negocio, convirtiendo datos simples y dispersos en información que cobra un sentido lógico, coherente y mas significativo que conlleve al desarrollo del conocimiento que dentro de la organización ayuda en la toma de decisiones mas objetivas, precisas, convenientes y concretas.