3.2 NORMAS Y ESTANDARES DE OPERACIÓN Y CONTROLES
El administrador de un Centro de Cómputo, hasta cierto punto es análogo a la administración de negocios, pero mientras en un negocio uno administra para obtener mayor ganancia económica. si un negocio es mal administrado se pierde los activos y el dinero invertido en el mismo, pero en un Centro de Cómputo mal administrado la perdida se da en la información que no puede ser recuperada bajo ningún tipo de inversión encontrada.
Funciones que son aplicables dentro de cualquier Centro de Cómputo.
v Racionalización del Trabajo: Hacia ciertos sectores conforme la capacidad y conocimientos del personal involucrado en el departamento. Disciplina: Es esencial debido a lo sofisticado y caro del equipo así como la calidad del trabajo que se desarrolla.
v Unidad de Mando: En cualquier acción que se lleva a cabo en el Centro de Cómputo no podemos tener una dualidad de mando debido a que esto podrá tener funestas consecuencias con la información
v Capacitación del Personal: el personal debe estar al tanto de los avances informáticos y de esta manera se eleve la performance del departamento.
v Satisfacción del Personal: Velar por el buen trato del personal para evitar la baja en el rendimiento y la pérdida de gente capaz.
v Comunicación la Gerencia: Es necesaria dicha comunicación constante para analizar resultados sugerencias a problemas que se puedan representar.
v Comunicación Lógica: Estar en coordinación el departamento de lógica para el abastecimiento del Centro de Cómputo en lo referente a formas continuas, cintas cartuchos y otros.
ESTANDARES PARA EL CENTRO DE CÓMPUTO
Ø Solicitud de turnos de máquina: La Coordinación de Servicios atenderá las peticiones de los usuarios que acudan a solicitar tiempo de máquina, tanto individual como de grupo para su control
Ø Reservación Individual: el usuario deberá proporcionar su número de matrícula vigente de estudiante.
Ø Vigencia de las reservaciones: Las reservaciones se respetarán hasta n minutos (especificar cuánto tiempo) después de la hora fijada.
Ø Cancelación de las reservaciones: El usuario deberá cancelar con n hora(s) (especificar cuánto tiempo) de anticipación a la reservación para que no se haga acreedor a la sanción correspondiente.
Ø Derechos de reservación y anomalías: La reservación le otorga el derecho al acceso al equipo que se le asigne, sin embargo, en caso que el equipo presente problemas, el usuario podrá solicitar otra máquina, y el servicio estará sujeto a la disponibilidad en esa oportunidad. quedarán a disposición para ser asignadas a otros usuarios.
Ø Para la utilización de los equipos: Los usuarios deberán respetar las especificaciones que los equipos tengan con respecto al Software instalado en general, de lo contrario se hará acreedor a una sanción (según la estipule la coordinación de servicios).
Ø Ambiente adecuado para el desarrollo de trabajos: Los equipos dispuestos en las áreas de servicio están configurados y provistos de la paquetería institucional para el desempeño de trabajos de cómputo. Sin embargo, en caso de que existiera algún requerimiento de software especial, el usuario deberá solicitarlo a la coordinación de servicios, previa justificación que la sustente.
Ø Instalación de Software: La instalación de programas es facultad exclusiva del centro de cómputo.
Su aparente inflexibilidad y la dificultad de mantenerlos actualizados es una característica muy propia de los estándares y procedimientos. Por ejemplo, si el procedimiento para el procesamiento de lotes de información establece que toda la información debe estar disponible para el procesamiento computarizado antes de que cualquier información sea procesada es innecesariamente restrictivo si cada lote puede ser procesado separadamente. En este caso los estándares deberían ser cambiados. Sería incorrecto el concluir que debido a que estos estándares son innecesariamente restrictivos, los estándares son indeseables; en lugar de esto, la conclusión debería ser que los estándares poco realistas son indeseables.
Los estándares y procedimientos son difíciles de mantener actualizados. La solución a esta situación es el actualizar la documentación antes de que nuevos estándares y procedimientos sean autorizados para hacerse efectivos. En lugar de un procesamiento entorpecido, los estándares y procedimientos en realidad inculcan disciplina de la cual variaciones racionales y pensamiento creativo es posible. Proveen una buena base de la cual las mejoras pueden ser evaluadas y, cuando sean justificadas, añadidas. Sin estándares y procedimientos definidos de manera precisa, cualquier nueva idea implementada es probable que tenga resultados impredecibles; aún si los resultados son satisfactorios es probable que sólo unas cuantas personas las conozcan.
Categorías
Los estándares y procedimientos han sido vistos y categorizados desde varios puntos de vista. De hecho, los estándares y procedimientos han sido definidos como dos tipos de estándares:
· Estándares de métodos: Como guías, los estándares son utilizados para establecer prácticas uniformes y técnicas comunes.
· Estándares de desempeño: Como normas, los estándares son utilizados para medir el desempeño de la función del procesamiento de datos. Los estándares y procedimientos dan respuesta a preguntas tales como las siguientes:
· ¿Cómo se realizara el presupuesto?
Estas son sólo unas cuantas de las preguntas que deben ser consideradas cuando se preparan los estándares y procedimientos del centro de datos. Naturalmente, en primer lugar sólo los más importantes y urgentes estándares y procedimientos deberían ser establecidos, evitando así el retraso que resultaría si se requiriera la documentación completa antes de que sea liberada cualquier documentación. Los elementos menos críticos pueden ser incluidos sobre un período de tiempo, posiblemente en diversos pasos.
Categorías de estándares
Los estándares de administración incluyen requerimientos de reporte de actividades y desempeño, control de presupuesto y valuación de personal y asesoría de trayectoria de carrera. Algunas instalaciones tienen estándares claramente definidos, al igual que los procedimientos, en tales tópicos. Otras tienen estándares muy vagos, usualmente debido a las presiones de operaciones de día con día, y estas distracciones son frecuentemente el resultado de estándares y procedimientos de estaciones de trabajo y flujo de trabajo mediocres.
Los estándares de operaciones se aplican a estaciones de trabajo y flujo de trabajo, las cuales son metas obvias para la estandarización. El desempeño esperado del procesamiento en línea y por lotes, ya sea producción o prueba, debe darse a conocer al personal del centro de datos. El qué tan bien sean cumplidos estos estándares determina qué tan eficiente y confiablemente funciona el Centro de Cómputo y cómo son atendidos los usuarios.
Los estándares de contingencia pueden ser considerados parte de los estándares de operaciones, pero debido a que no son parte de las actividades diarias y ocurren solamente bajo condiciones de emergencia, su documentación es mantenida separadamente, posiblemente en una bandeja separada. También debido a la ausencia de urgencia inmediata, son ignorados frecuentemente, como fue mencionado con los estándares administrativos. Estos estándares comprenden varios niveles de emergencia, desde el daño de varias unidades de disco a la destrucción de todo el Centro de Cómputo.
Los estándares de servicio de soporte, la última categoría de los estándares, incluye la relocalización del Centro de Cómputo, la selección del equipo, evaluación del desempeño de la computadora y la documentación.
Categorías de Procedimientos
Procedimientos Administrativos. Aunque consisten de secuencias de actividades claramente definidas, los procedimientos administrativos tienden a ser flexibles y son frecuentemente establecidos como normas. Debería haber procedimientos definidos para desarrollar presupuestos, analizar variaciones y valuar el desempeño del centro de datos. Al igual que en todos los procedimientos, los administrativos y las normas deberían ser reexaminadas periódicamente para mayor efectividad.
Procedimientos de operaciones. Cada estación de trabajo en el centro de datos debería tener sus procedimientos para el procesamiento de tareas, incluyendo cualquier excepción de procesamiento que pueda ser necesario. Debería ser claro qué secuencia de actividades son a las que se deben de adherir cada persona, qué formas deben ser preparadas y qué tronco debe ser completado. Debe ser claro también para cada persona cuándo el procesamiento no puede continuar para una tarea, y en estos casos lo que debería de hacerse. Procedimiento de contingencia. Estos procedimientos se aplican a situaciones de emergencia. Por lo tanto, aunque pueden nunca ser usados, deben estar siempre bien definidos y capaces de una implementación inmediata. El desarrollo de procedimientos de contingencia es una tarea que la administración es más probable que la haga a un lado día con día, y por la cual la administración superior y los auditores son propensos a ser críticos de la administración del centro de datos.
· Control de actividades de procesamiento.
La clarificación de estándares, de expectativas, permite el desarrollo de procedimientos para satisfacer estas expectativas. Estos procedimientos, no sólo indican las acciones requeridas, pero también indican cuando estas acciones son tomadas y por quienes. Así de esta manera, si el estándar para el mantenimiento de unidades de cintas establece que las cabezas de lectura deben ser limpiadas al menos una vez cada cuatro horas, se deberían establecer procedimientos para atender a esta acción y para monitorear este procedimiento para asegurar adherencia. Sin en este estándar la limpieza de las cabezas de lectura podría ocurrir una sola vez al día. Donde los estándares son ausentes o definidos vagamente, un control de procesamiento se vuelve incierto y poco confiable. Los estándares soportan la consistencia y confiabilidad del procesamiento.
La consistencia del procesamiento es soportada por estándares ya que cualquier desviación de los estándares se vuelve aparente y reciben una acción correctiva. Con los estándares y procedimientos adecuados se hace posible el controlar las actividades del procesamiento, y el establecer calendarios con la confianza de que estos serán cumplidos.
Con los procedimientos para guiar sus actividades y con estándares para juzgar su desempeño, el personal del centro de datos puede proceder seguro de si mismo y es más probable que asuman responsabilidad de los resultados. El personal está expuesto a críticas interminables y errores frecuentes cuando las expectativas no son documentadas, aquellos que no están informados de estos "secretos" son más propensos a realizar errores, a ser criticados y volverse descontentos.
Los estándares y procedimientos documentados tienen efectos opuestos: las expectativas son conocidas y el personal evita los errores y la crítica, actúan seguros y obtienen satisfacción de su trabajo.
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