3.1 PLANEACION DEL AREA
¿Qué es una estrategia?
•La estrategia de una compañía consiste en una combinación de movimientos competitivos y enfoques de los negocios que los administradores utilizan para satisfacer a los clientes, competir con éxito y lograr los objetivos de la organización.
•En resumen, una estrategia está vinculada con las iniciativas competitivas de la empresa y los enfoques de los negocios.
La planeación es considerada como uno de los principales elementos del proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de un Centro de Cómputo; como tal considera los siguientes niveles:
• Planeación Estrategica.
• Planeación de Recursos.
• Planeación Operativa.
• Planeación de Personal.
• Planeación de Instalaciones Físicas.
En realidad estos niveles responden a las siguientes interrogantes básicas, ¿Que?, ¿Quien?, ¿Donde?, ¿Cuando? ¿Como? y ¿Porqué?.
v Planeación Estratégica. Se refiere a las estrategias a seguir en la construcción del Centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del mismo.
v Planeación de Recursos. Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos que va a requerir la construcción del Centro de Cómputo. ¿Cuanto dinero se va a ocupar?.
v Planeación Operativa. ¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Que Software será necesario?, ¿Que Hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc.
Planeación de recursos.
La planeación de recursos en para un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:
• Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc.
• Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.
• Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.
Planeación operativa.
La planeación operativa de un centro de cómputo consiste en realizar un detallado análisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información.
Planeación de instalación física y ubicación física.
La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc.
Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos:
• Local físico. Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles.
• Espacio y movilidad. Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.
• Iluminación. El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.
• Tratamiento acústico. Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.
• Seguridad física del local. Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación.
• Suministro eléctrico. El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.).
La planeación del crecimiento de la empresa puede considerarse como representativa de la planeación a largo plazo.
Los planes estratégicos de la dirección ejecutiva superior de la compañía determinan factores como velocidad, cantidad y cualidad de los resultados obtenidos con planes específicos de operación. La incapacidad o falta de deseo de la dirección superior para decidir problemas de planes estratégicos como, por ejemplo, la suma de dinero que estará disponible para algún nuevo proyecto, conduce inevitablemente a indecisión e irresolución en el cumplimiento de los planes formulados.
La actitud estratégica del consejo de directores, el presidente y los funcionarios principales hacia los competidores de la compañía influirá fuertemente en todos los planes de venta. Si la dirección superior tiene temor de sus competidores, por ejemplo, es difícil que el departamento de ventas formule planes departamentales de venta que tengan por objeto, hacer frente y luchar contra una competencia fuerte.
DIEZ CLAVES QUE PUEDEN AYUDARLE A OPTIMIZAR SU PLANEACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (TI)
para que la gerencia informática cumpla su misión y apoye eficazmente la estrategia de la empresa. El resultado: una empresa más competitiva y productiva; las diversas gerencias cumpliendo su misión; clientes y proveedores satisfechos y por supuesto una gerencia de TI mejor posicionada por hacer un ¡excelente trabajo!
1. Liderazgo de la Presidencia o Gerencia General de la empresa: nadie mejor que el Presidente de la empresa sabe para donde va su compañía, tiene claras sus metas y objetivos, conoce su sector, su competencia y su mercado. Como cabeza de la empresa sabe a dónde y en cuánto tiempo deben llegar, así mismo sabe que el mundo de la tecnología tiene un portafolio gigante y creciente donde seguramente habrá soluciones, servicios y productos que satisfagan sus necesidades. Él sólo mostrará sus metas y su estrategia empresarial, expresará lo que quiere y dará su apoyo total a su equipo de TI (Tecnologías de Información) para lograr juntos las metas.
2. Lo urgente vs. lo importante: lo que vivimos todos los días son una serie de necesidades urgentes para resolver ya, que a veces desplazan la planeación y las prioridades previstas. La estrategia empresarial dictará las prioridades y cada área de la empresa las confirmará, TI planeará basada en las prioridades corporativas y se fortalecerá para que lo urgente sea resuelto sin afectar las prioridades de la empresa.
3. Participación de las gerencias que más demandan servicios de tecnologías de información: cada área debe planear su desarrollo y su evolución para apoyar la estrategia corporativa. Como la necesidad de apoyo tecnológico es transversal en la empresa; es decir, es un servicio que todos necesitan, cada Vicepresidencia y cada Gerencia deben ser actores en la planeación de TI porque TI es indispensable para cumplir sus metas. Si se aislan y sólo intervienen mencionando sus necesidades participando sólo en la fase final para revisar las soluciones cuando estas están listas, puede haber gran pérdida de tiempo y otros recursos en correcciones. Cada área debe involucrarse de forma comprometida con TI para que los proyectos y soluciones realmente respondan a sus necesidades.
4. Tener claras las fuentes de recursos: como en toda planeación, en la de tecnología es fundamental ir asignando los recursos humanos y económicos para hacer realidad los proyectos, inversiones, mantenimiento, crecimiento y demás necesidades de la gerencia tecnológica y de sus servicios para toda la organización. Como TI es un habilitador indispensable para cada área, el presupuesto económico estará contemplado en gastos de funcionamiento de cada área de la empresa. En cuando al recurso humano si no se da abasto con el equipo actual, se contratará el personal necesario o diversos servicios bajo esquemas de outsourcing. Esto último suele ser más práctico y eficaz, más aún cuando las necesidades son inmediatas.
5. No pretender hacerlo todo solos: los Súper Heroes en informática no son los que lo hacen todo sino los que obtienen los resultados esperados con las herramientas necesarias. Déjese ayudar por firmas externas, experimentadas y profesionales en las soluciones que su emrpesa requiera. No tema que no le van a quitar el puesto, bueno excepto que usted no genere ningún valor agregado, No se reinvente la rueda, en esta época no hay tiempo para eso.
6. Dimensionar clara, correcta y objetivamente las necesidades: Comprar soluciones más grandes porque es bueno tener la solución completa de una vez no siempre es necesario. Analice con las áreas usuarias las necesidades reales en tiempos reales para cumplir con la estrategia actual. Vale ser visionarios pero no para todos funciona comprar hoy lo que necesitaremos para dentro de 5 años. Ese es mucho tiempo en TI, las necesidades y las soluciones cambian, el negocio cambia. Ser objetivo y realista es una buena clave.
7. Investigar el papel tecnológico en la competencia: Es la tecnología el factor diferencial entre la competencia que nos lleva ventaja y nosotros?; Qué usa nuestra competencia?; Cómo es su relación costo / beneficio?; Vale la pena para nosotros hacer inversiones similares? No es para copiarse o para comprar lo mismo, sólo es importante tener un parámetro de referencia equivalente.
8. Contemplar y avaluar los riesgos de no tener un mejor desarrollo tecnológico: Tenemos riesgos bajo nuestra infraestructura actual? Cuáles? (Ej. caídas de los sistemas, inconsistencias, caídas en los servicios de telecomunicaciones, fugas de información). Cuánto nos cuesta tener estos riesgos? Cómo podemos minimizarlos ? (Ej. tecnología, procesos, prácticas recomendadas y metodologías)
9. No incluir procesos de gestión del cambio: Pensamos que la tecnología lo resuelve todo y cuando implantamos nuevas soluciones tecnológicas nos estrellamos con que los usuarios no siempre las reciben con entusiasmo y eso se refleja en el tiempo que les lleva adaptarse y la resistencia que ponen de su parte para hacerlo. La resistencia al cambio es natural en los seres humanos, por eso debemos incorporar en neustros proyectos un proceso para facilitar la transición al uso de las nuevas tecnologías y hacer de este un proceso participativo, amable y eficiente que nos ayude a tener el ROI esperado en el tiempo previsto.
10. Impulsar la calidad de datos: usted en la gerencia informática puede tener la mejor visión, buenos procesos, los proyectos correctos y salir en vivo con ellos en el tiempo previsto apoyando la estrategia empresarial, habilitando la información para toda la empresa, sus clientes y proveedores, pero si el insumo de dicha información, es decir los datos, son es incorrectos, la información estará incorrecta y las decisiones basadas en ella también. Aunque la calidad de datos no es su total responsabilidad si lo es en parte y puede dañar todo su trabajo. Preocúpese por impulsar un proceso de calidad de datos y evangelizar a su empresa sobre el tema.
1. Liderazgo de la Presidencia o Gerencia General de la empresa: nadie mejor que el Presidente de la empresa sabe para donde va su compañía, tiene claras sus metas y objetivos, conoce su sector, su competencia y su mercado. Como cabeza de la empresa sabe a dónde y en cuánto tiempo deben llegar, así mismo sabe que el mundo de la tecnología tiene un portafolio gigante y creciente donde seguramente habrá soluciones, servicios y productos que satisfagan sus necesidades. Él sólo mostrará sus metas y su estrategia empresarial, expresará lo que quiere y dará su apoyo total a su equipo de TI (Tecnologías de Información) para lograr juntos las metas.
2. Lo urgente vs. lo importante: lo que vivimos todos los días son una serie de necesidades urgentes para resolver ya, que a veces desplazan la planeación y las prioridades previstas. La estrategia empresarial dictará las prioridades y cada área de la empresa las confirmará, TI planeará basada en las prioridades corporativas y se fortalecerá para que lo urgente sea resuelto sin afectar las prioridades de la empresa.
3. Participación de las gerencias que más demandan servicios de tecnologías de información: cada área debe planear su desarrollo y su evolución para apoyar la estrategia corporativa. Como la necesidad de apoyo tecnológico es transversal en la empresa; es decir, es un servicio que todos necesitan, cada Vicepresidencia y cada Gerencia deben ser actores en la planeación de TI porque TI es indispensable para cumplir sus metas. Si se aislan y sólo intervienen mencionando sus necesidades participando sólo en la fase final para revisar las soluciones cuando estas están listas, puede haber gran pérdida de tiempo y otros recursos en correcciones. Cada área debe involucrarse de forma comprometida con TI para que los proyectos y soluciones realmente respondan a sus necesidades.
4. Tener claras las fuentes de recursos: como en toda planeación, en la de tecnología es fundamental ir asignando los recursos humanos y económicos para hacer realidad los proyectos, inversiones, mantenimiento, crecimiento y demás necesidades de la gerencia tecnológica y de sus servicios para toda la organización. Como TI es un habilitador indispensable para cada área, el presupuesto económico estará contemplado en gastos de funcionamiento de cada área de la empresa. En cuando al recurso humano si no se da abasto con el equipo actual, se contratará el personal necesario o diversos servicios bajo esquemas de outsourcing. Esto último suele ser más práctico y eficaz, más aún cuando las necesidades son inmediatas.
5. No pretender hacerlo todo solos: los Súper Heroes en informática no son los que lo hacen todo sino los que obtienen los resultados esperados con las herramientas necesarias. Déjese ayudar por firmas externas, experimentadas y profesionales en las soluciones que su emrpesa requiera. No tema que no le van a quitar el puesto, bueno excepto que usted no genere ningún valor agregado, No se reinvente la rueda, en esta época no hay tiempo para eso.
6. Dimensionar clara, correcta y objetivamente las necesidades: Comprar soluciones más grandes porque es bueno tener la solución completa de una vez no siempre es necesario. Analice con las áreas usuarias las necesidades reales en tiempos reales para cumplir con la estrategia actual. Vale ser visionarios pero no para todos funciona comprar hoy lo que necesitaremos para dentro de 5 años. Ese es mucho tiempo en TI, las necesidades y las soluciones cambian, el negocio cambia. Ser objetivo y realista es una buena clave.
7. Investigar el papel tecnológico en la competencia: Es la tecnología el factor diferencial entre la competencia que nos lleva ventaja y nosotros?; Qué usa nuestra competencia?; Cómo es su relación costo / beneficio?; Vale la pena para nosotros hacer inversiones similares? No es para copiarse o para comprar lo mismo, sólo es importante tener un parámetro de referencia equivalente.
8. Contemplar y avaluar los riesgos de no tener un mejor desarrollo tecnológico: Tenemos riesgos bajo nuestra infraestructura actual? Cuáles? (Ej. caídas de los sistemas, inconsistencias, caídas en los servicios de telecomunicaciones, fugas de información). Cuánto nos cuesta tener estos riesgos? Cómo podemos minimizarlos ? (Ej. tecnología, procesos, prácticas recomendadas y metodologías)
9. No incluir procesos de gestión del cambio: Pensamos que la tecnología lo resuelve todo y cuando implantamos nuevas soluciones tecnológicas nos estrellamos con que los usuarios no siempre las reciben con entusiasmo y eso se refleja en el tiempo que les lleva adaptarse y la resistencia que ponen de su parte para hacerlo. La resistencia al cambio es natural en los seres humanos, por eso debemos incorporar en neustros proyectos un proceso para facilitar la transición al uso de las nuevas tecnologías y hacer de este un proceso participativo, amable y eficiente que nos ayude a tener el ROI esperado en el tiempo previsto.
10. Impulsar la calidad de datos: usted en la gerencia informática puede tener la mejor visión, buenos procesos, los proyectos correctos y salir en vivo con ellos en el tiempo previsto apoyando la estrategia empresarial, habilitando la información para toda la empresa, sus clientes y proveedores, pero si el insumo de dicha información, es decir los datos, son es incorrectos, la información estará incorrecta y las decisiones basadas en ella también. Aunque la calidad de datos no es su total responsabilidad si lo es en parte y puede dañar todo su trabajo. Preocúpese por impulsar un proceso de calidad de datos y evangelizar a su empresa sobre el tema.
Planeación de la Estratégica Informática
¿Qué provoca la falta de estrategia?
•Sin una estrategia los administradores carecen de un plan de acción para satisfacer al cliente o lograr un buen desempeño.
•Además es necesario tomar decisiones y acciones, que sin una estrategia, cada departamento puede apuntar sus objetivos a diferentes direcciones y no lograrán un fin común.
•Esto debe ser un esfuerzo de conjunto.
•Debe reconocerse que una buena estrategia combinada con una buena ejecución NO GARANTIZA que una compañía tenga períodos de desempeño mediocre.
•Inclusive las organizaciones con estrategias bien concebidas, prácticas admirables y administradores muy aptos experimentan problemas debido a los cambios inesperados del mercado, los atrasos de la tecnología y gastos no imprevistos.
Definición de “Planeación”
Es la etapa del proceso administrativo en donde se deben identificar los objetivos a lograr, definir las prioridades y determinar los medios a utilizar así como la correcta utilización y/o aplicación de estos en el logro del fin esperado. (Francisco Ceceña Salazar).
Características de la planeación
•Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.
•Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.
•Establece un marco de referencia general para toda la organización.
•Se maneja información fundamentalmente externa.
•Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.
•Normalmente cubre amplios períodos.
•No define lineamientos detallados.
•Su parámetro principal es la efectividad.
Planeación Estratégica
Se define como un proceso que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias y políticas para lograr esas metas, y desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener lo fines buscados.
También es un proceso para decidir de antemano que tipo de esfuerzos de planeación deben de hacerse, cuándo, cómo y quién los llevarán a cabo, y qué se hará con los resultados.
La planeación estratégica es sistemática en el sentido que es organizada y conducida con base a una realidad entendida.
Lo que NO es la PE
•No trata de tomar decisiones futuras, ya que estas solo pueden tomarse en el momento.
Exige que se haga la elección entre posibles eventos futuros, pero las decisiones en si, las cuales se toman en base en estos sucesos, solo pueden hacerse en el momento.
•No pronostica las ventas de un producto para después determinar qué medidas tomar con el fin de asegurar la realización de tal pronóstico en relación a factores
(compras de insumos, instalaciones, mano de obra etc.)
(compras de insumos, instalaciones, mano de obra etc.)
Va más allá de pronosticar actuales productos y mercados presentes, formula sobre asuntos más fundamentales; negocio adecuado, objetivos básicos, tiempo de obsolescencia de productos actuales, aumento o disminución de mercados, etc.
•No representa una programación del futuro, ni tampoco el desarrollo de una serie de planes que sirvan de molde para usarse diariamente sin cambiarlos en el futuro lejano.
Una empresa de éxito revisa sus PE. En forma periódica, (en general una vez al año). Debe ser flexible para aprovechar el conocimiento del medio cambiante.
• No representa un esfuerzo por sustituir la intuición y criterio de los directores
• No es nada más un conjunto de planes funcionales o una extrapolación de los presupuestos actuales.
Es un enfoque de sistemas para guiar una empresa durante un tiempo a través de su medio ambiente, para lograr las metas dictadas.
Alineación de Planeación de TI a los objetivos de la Organización
"La alineación de la TI es el viaje, no el destino“.
•Se le llama Alineación cuando la inversión en TI por parte de una empresa es congruente con sus objetivos estratégicos (propósito, estrategia actual y metas empresariales), y es así como creará un valor para el negocio.
•La Alineación nunca se logra por completo, ya que es un proceso que debe estar reestructurándose.
Algunas preguntas claves para lograr la alineación
•¿Dónde está la empresa y hacia dónde va?
•¿Cuál es la fortaleza de la organización?
–Excelencia en el Servicio
–Excelencia Operativo
–Excelencia en la Innovación
•¿En qué tipo de empresa colaboro?
–Giro y actividad
•¿Cuál es la estrategia de la empresa?
–Ventajas competitivas.
¿Cómo alinear la TI?
La alineación requiere seguir un proceso administrativo planeado y con propósitos bien establecidos.
Este proceso consta de 7 etapas o pasos:
Proceso de Planeación Interna
1. Analizar la situación actual de la función informática
2. Identificar los servicios proveídos
3. Mapeo de los servicios de sistemas vs los procesos de la compañía
4. Descubrir las áreas de oportunidad
5. Aplicar el esquema de la planeación de la visión
6. Definir los recursos requeridos
7. Obtener el compromiso de los dirigentes de la organización.
Análisis de la situación actual de la Función Informática
•¿Somos identificados como un equipo vital para la Empresa?
•¿Conocemos los objetivos, visión y misión de la empresa?
•¿Hay un plan de informática ejecutándose en la actualidad?
–¿Para corto plazo?
–¿Para largo plazo?
–¿Hay una definición actual de arquitectura de TI?
–¿Cuál es la inversión ejecutada en los últimos años?
•¿Creemos que la Función Informática es vital para la empresa?, ¿Por qué sí?, ¿Por qué no?
•¿Tenemos el staff necesario?
–Con respecto al tamaño
–Con respecto al nivel técnico
–Con respecto a compromisos, valores, integridad
–Análisis del clima organizacional
Identificación de los servicios proveídos
•Preparar una lista de los servicios actuales proveídos a la compañía
•Agregar el staff de informática asignado a los servicios
•Identificar las áreas y debilidades del departamento de informática
•Analizar el nivel de conocimiento del usuario con respecto a la TI
•Analizar el nivel de satisfacción del usuario con respecto a los servicios de informática
•Solicitar el portafolio de proyectos vigentes
•Identificar proyectos:
–En proceso de ejecución
–En proceso de implantación
–Planeados
–Cancelados
V:
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